Nel pieno del decennio digitale europeo, la trasformazione digitale del nostro Paese è una priorità strategica, in particolare per il settore pubblico. Le amministrazioni pubbliche sono chiamate a un cambiamento profondo, non solo nei servizi erogati all’esterno, ma soprattutto nei processi interni: organizzativi, documentali, informativi.
Al centro di questa evoluzione si colloca il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione, che delinea gli assi portanti della trasformazione digitale nel piano triennale. Non si tratta solo di tecnologia: parliamo di una rivoluzione culturale e organizzativa, guidata da principi guida della trasformazione digitale, che puntano su esperienza utente, dati, interoperabilità e miglioramento continuo.
È proprio in questo scenario che strumenti specializzati come Docsuite Next e l’Osservatorio sulla Gestione Documentale diventano risorse fondamentali per abilitare un cambiamento sostenibile, concreto e misurabile.
Gli assi portanti della trasformazione digitale nel piano triennale
Il Piano Triennale per l’Informatica definisce con chiarezza la visione strategica che le amministrazioni pubbliche devono adottare per guidare la propria digitalizzazione. I servizi pubblici digitali devono essere progettati seguendo principi guida comuni, che assicurino coerenza, efficienza e misurabilità. Ma, soprattutto, devono partire dall’interno, dal cuore operativo delle strutture pubbliche.
Uno degli assi fondamentali è la centralità dell’esperienza dell’utente, inteso non solo come cittadino o impresa, ma anche come dipendente pubblico. Le pubbliche amministrazioni devono progettare i propri servizi interni, come la gestione documentale, i flussi di autorizzazione, la protocollazione o le delibere, partendo dall’esperienza degli utenti interni, prevedendo modalità agili di miglioramento continuo, basandosi sulla continua misurazione di prestazioni e utilizzo.
Un altro pilastro strategico è l’interoperabilità. Troppo spesso, i sistemi informativi della PA non dialogano tra loro, creando silos informativi che rallentano i processi e generano inefficienze. È quindi essenziale prediligere l’utilizzo di software con codice aperto, soluzioni interoperabili e standard condivisi, in grado di adattarsi in modo flessibile alle diverse realtà amministrative, evitando l’esclusiva di sistemi di identità o l’adozione di strumenti chiusi e rigidi.
La trasformazione digitale è leva strategica più efficace
Fino a pochi anni fa, la digitalizzazione era vista come un obbligo normativo, un adempimento imposto da scadenze e regolamenti. Oggi, i principi guida della trasformazione digitale ci spingono a cambiare prospettiva. La trasformazione digitale della pubblica amministrazione deve diventare una leva strategica, un’occasione per ripensare e semplificare i processi, migliorare l’efficienza interna, ridurre gli sprechi e aumentare il valore generato.
Un esempio concreto? La gestione documentale, che rappresenta la spina dorsale dell’informativo della pubblica amministrazione. Delibere, determine, decreti, note interne: ogni azione amministrativa è tracciata da un documento. Ecco perché è fondamentale valorizzare e rendere più efficienti questi flussi, adottando strumenti avanzati, flessibili, perfettamente in linea con il Piano Triennale.
Soluzioni come Docsuite Next consentono alle PA di automatizzare i workflow, integrare la firma digitale e il protocollo informatico, classificare i documenti in modo intelligente e monitorare i processi attraverso dashboard di controllo.
Le sfide quotidiane delle amministrazioni pubbliche
Le pubbliche amministrazioni devono evitare approcci digitali disomogenei e improvvisati. La digitalizzazione richiede metodo, visione e strumenti adeguati. Le sfide principali che oggi affrontano gli enti pubblici sono tre:
- Interoperabilità
Dal punto di vista dell’interoperabilità, è urgente garantire che i diversi sistemi in uso, da quelli finanziari ai protocolli informatici, possano comunicare e scambiarsi informazioni in modo fluido. La trasformazione digitale non può avvenire a compartimenti stagni. Occorrono soluzioni scalabili e modulabili, progettate fin dall’inizio per collaborare in ecosistemi complessi.
- Misurazione delle performance
Un secondo punto critico è la mancanza di strumenti per la misurazione continua delle performance interne. Pochi enti dispongono di dashboard operative che consentano di analizzare i tempi medi di approvazione di un atto, i colli di bottiglia nei workflow, o la quantità di documenti trattati per area organizzativa. Senza dati, non c’è miglioramento possibile.
- Complessità documentale
Infine, la complessità documentale rappresenta una sfida sottovalutata. Spesso i documenti sono gestiti su più sistemi, archiviati in modo incoerente, o privi di metadati standardizzati. Questo ostacola la ricerca, l’analisi, l’archiviazione a norma e la tracciabilità delle decisioni amministrative.
Il ruolo dell’identità digitale e dell’accessibilità
Altro tassello fondamentale è rappresentato dall’accesso esclusivo mediante identità digitale. Strumenti come SPID e CIE sono ormai obbligatori per accedere ai servizi pubblici, ma anche nei sistemi interni devono essere pienamente integrati. Le piattaforme documentali devono supportare queste forme di autenticazione in modo sicuro e fluido, evitando barriere all’ingresso o configurazioni complesse.
L’integrazione dell’identità digitale deve andare di pari passo con l’adozione di infrastrutture digitali sicure e resilienti, capaci di garantire la protezione dei dati, la continuità operativa e l’adattabilità a nuovi scenari.
Documenti, dati e valore sono il cuore della trasformazione
Nel mondo della PA, i dati pubblici sono un bene. Ma per essere utili, devono essere ben strutturati, archiviati correttamente, facilmente recuperabili. La trasformazione digitale deve trasformare l’informazione in valore operativo, e questo parte dalla gestione documentale.
Ogni documento è un nodo di conoscenza, un punto di decisione, un pezzo di memoria istituzionale. Essere valorizzato e reso accessibile in modo semplice e sicuro è essenziale per abilitare una pubblica amministrazione più veloce, trasparente e moderna.
Docsuite Next risponde a questa esigenza attraverso funzionalità avanzate di gestione, archiviazione, protocollazione e monitoraggio. È un sistema informativo pensato per la pubblica amministrazione, che unisce compliance normativa e user experience semplificata.
Documenta Futura è il nuovo strumento per orientarsi nel cambiamento
A supporto delle amministrazioni, nasce anche l’Osservatorio sulla Gestione Documentale, uno spazio di ricerca e condivisione pensato per fornire analisi e linee guida pratiche su come gestire la trasformazione digitale nel concreto.
L’Osservatorio Documenta Futura è stato progettato da Dgroove per affiancare gli enti pubblici nel percorso verso una trasformazione digitale consapevole e misurabile, allineata con l’agenda digitale e con gli assi portanti del piano triennale.
In conclusione, la trasformazione digitale del Paese passa dalla capacità delle amministrazioni pubbliche di rivedere i propri processi interni. I servizi pubblici devono essere progettati con una logica orientata all’utente interno, alla semplicità, all’efficienza, alla misurabilità. Non si tratta più solo di digitalizzare i front-end: è tempo di digitalizzare il cuore dell’organizzazione pubblica.
Gli strumenti che ti offriamo rappresentano risorse chiave per affrontare questo percorso. Aiutano a comprendere dove intervenire, come migliorare, quali metriche adottare, e come strutturare in modo intelligente i flussi documentali.
Se sei parte di una pubblica amministrazione e vuoi iniziare un percorso di miglioramento digitale dei processi interni, questo è il momento giusto per agire!
