Il 10 giugno 2025 l’Osservatorio Documenta Futura ha dedicato un incontro ai due documenti su cui si regge la gestione documentale di un ente pubblico: il manuale di gestione e il manuale di conservazione. Il talk, dal titolo Piano Triennale e manuali di gestione documentale e conservazione digitale, ha come relatore Stefano Sasso, archivista e consulente in formazione, gestione e conservazione del documento digitale. La registrazione integrale è qui sotto. È materiale utile a chi quei manuali li redige, li firma o li applica ogni giorno: RTD, responsabile della gestione documentale, responsabile della conservazione, personale del servizio protocollo.
Perché i manuali finiscono nel Piano Triennale
Il Piano Triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione 2024-2026 è il documento di programmazione con cui si misura l’avanzamento digitale degli enti, e l’agenda dell’incontro parte proprio da lì. Dentro quel percorso i manuali smettono di essere carta da tenere in un cassetto in attesa delle verifiche e diventano il punto in cui un’amministrazione dichiara come lavora sui documenti.
Il passaggio è meno burocratico di quanto sembri. Un manuale aggiornato descrive AOO, registri, titolario, flussi di firma, regole di versamento in conservazione. Se quella descrizione non coincide con il sistema in uso, il testo resta formalmente valido e praticamente inservibile. L’incontro parte da questa distanza: quello che i manuali dichiarano da una parte, quello che gli uffici fanno dall’altra.
Manuale di gestione e manuale di conservazione: che differenza c’è?
Sono due strumenti distinti. Il manuale di gestione descrive come l’ente forma, registra, classifica, fascicola e muove i documenti lungo i procedimenti. Il manuale di conservazione descrive invece il sistema che li tiene nel tempo, con quali garanzie e sotto la responsabilità di chi. La cornice tecnica comune sono le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che restano cosa diversa dal Piano Triennale: le Linee Guida fissano le regole, il Piano programma gli obiettivi degli enti.
Sul contenuto vero e proprio, capitolo per capitolo, abbiamo pubblicato un approfondimento a parte: cosa deve contenere il manuale di gestione documentale, chi lo adotta e come si tiene allineato al sistema in uso.
Ruoli e responsabilità, soprattutto quando la conservazione è esterna
Tra i temi in agenda c’era la mappatura dei ruoli, questione che si complica quando la conservazione è affidata a un soggetto esterno. In quel caso il manuale è il posto in cui si scrive chi prepara i pacchetti di versamento, chi controlla gli esiti, chi risponde di un errore e con quali tempi. Se il rapporto con il conservatore vive solo dentro il contratto, l’ente si ritrova senza una procedura interna nel momento in cui servirebbe.
C’è poi il tema del turn over. Le persone che conoscono a memoria i flussi documentali cambiano ufficio o vanno in pensione, e con loro se ne va il sapere mai messo per iscritto. Un manuale tenuto vivo è la forma più economica di continuità operativa che un’amministrazione possa darsi.
Adempimento o strumento di lavoro?
La domanda attraversa tutto l’incontro. Un manuale scritto per superare un controllo si riconosce in pochi minuti: procedure analogiche mai rimosse, allegati citati e mai prodotti, riferimenti a uffici che nel frattempo sono stati accorpati. Un manuale scritto per lavorare, al contrario, viene consultato da chi protocolla, orienta le scelte di configurazione del sistema e trasforma l’audit in una verifica rapida. Cambia anche il metodo di redazione: si parte dai processi reali dell’ente, non dal PDF di un’altra amministrazione.
Gli approfondimenti scritti sui temi del talk
Il video copre l’intervento. Per il lavoro quotidiano su questi documenti trovi invece alcune analisi scritte. La guida alla struttura del manuale di gestione entra nei capitoli, negli allegati e nel percorso di adozione. Sul versante della conservazione c’è l’approfondimento su conservazione a norma e archiviazione qualificata, mentre il massimario di scarto affronta la parte che quasi tutti rimandano, cioè decidere per quanto tempo un documento va tenuto.
Domande frequenti
Di cosa parla questo webinar?
Del rapporto tra il Piano Triennale per l’informatica e i due manuali che ogni ente deve avere, quello di gestione documentale e quello di conservazione: a cosa servono, come si tengono allineati ai processi e quali ruoli coinvolgono, conservazione esternalizzata compresa.
Chi è il relatore?
Stefano Sasso, archivista e consulente in formazione, gestione e conservazione del documento digitale. L’incontro si è tenuto il 10 giugno 2025 come appuntamento dell’Osservatorio Documenta Futura.
Devo iscrivermi per vedere la registrazione?
No. Il video è pubblico e si guarda dal player in cima a questa pagina, senza form e senza registrazione. Se cerchi il testo scritto sui contenuti obbligatori del manuale, il punto di partenza è la guida linkata qui sopra.
Dove continua il confronto
Questo incontro fa parte dell’Osservatorio Documenta Futura sulla gestione documentale, dove raccogliamo talk, esperienze di enti e analisi normative su un filo comune: far funzionare il documento informatico dalla formazione fino allo scarto.
Se dopo il video la domanda diventa operativa, cioè come far coincidere quello che il manuale dichiara con quello che il sistema fa davvero, le funzionalità di DocSuite Next mostrano come registri, titolario, diritti di accesso e versamento in conservazione diventino configurazioni verificabili.
