Il 9 settembre 2025 l’Osservatorio Documenta Futura ha dedicato un talk alla parte del ciclo di vita documentale che quasi tutti gli enti rimandano: decidere che cosa non va più conservato. Si intitolava Selezione, scarto e sostenibilità: come si comportano e come dovrebbero comportarsi gli enti. A parlarne Matteo Savoldi, archivista e docente al master in archivi digitali dell’Università di Macerata. Qui sotto trovi la registrazione, utile a chi una proposta di scarto la istruisce o la firma: responsabile della gestione documentale, responsabile della conservazione, archivista, RTD, insieme agli uffici che quei documenti li hanno prodotti.
Perché lo scarto digitale resta il capitolo rimandato
Sull’analogico lo scarto è una prassi consolidata: ruoli riconosciuti, una procedura che negli enti storici funziona da decenni. Nel digitale quella consuetudine si è interrotta, e da qui partiva il talk. Gli archivi intanto crescono, e le proposte di eliminazione si fermano al primo tavolo che chiede garanzie, perché nessuno se la sente di firmare.
Negli enti il non decidere passa per prudenza. In un archivio che nessuno seleziona l’originale non si distingue più dalle sue copie: chi cerca un atto trova decine di risultati quasi uguali, e i dati personali di quelle pratiche restano in linea oltre il tempo che li giustificava.
La transizione al digitale è continuità o discontinuità?
Era uno dei punti in agenda, formulato proprio come domanda. Chi lavora sugli archivi degli enti di solito risponde che i principi non sono cambiati: si seleziona per tipologia e per aggregazione documentaria. Si tiene quello che serve a documentare come l’ente ha lavorato.
Nel digitale, però, un documento non sta in un solo posto. Vive nel sistema documentale, in uno o più applicativi verticali, nelle copie di sicurezza, spesso anche in un sistema di conservazione affidato a un fornitore esterno che lavora con tempi e procedure sue. Nessuno di questi sistemi, da solo, si accorge che un termine di conservazione è scaduto. Le fasi che portano un documento fino a lì sono descritte nella guida al ciclo di vita del documento nella PA. Eliminarlo, a quel punto, vuol dire coordinare più sistemi e più responsabili, concordando prima chi interviene su ciascuno: un’eliminazione fatta a metà lascia in giro copie che nessuno sa più come trattare.
Strumenti e competenze: chi seleziona e con che cosa
Un punto dell’incontro era dedicato proprio a questo. Serve prima di tutto il titolario applicato davvero, perché la regola di scarto cade su tipologie e aggregazioni documentarie. Se le pratiche stanno in una cartella di rete ordinata per nome del funzionario che le ha lavorate, quella regola non ha su che cosa applicarsi e la selezione si riduce a guardare i file uno per uno. Poi il piano di conservazione, con il massimario che per ogni tipologia dice quanto si tiene.
Nel massimario ogni riga finisce in uno di due modi. Una parte dell’archivio si conserva senza limiti di tempo perché documenta l’attività dell’ente, e su quelle righe il massimario scrive conservazione illimitata al posto degli anni. Le altre portano un termine in anni, dieci per esempio, che però vale poco se non è indicato anche il momento da cui si comincia a contare, un’indicazione che in molti massimari manca.
Restano le competenze, sparse su scrivanie diverse. Prendi una singola riga del massimario: per chiuderla servono più teste.
- l’archivista, che valuta se quella documentazione va tenuta;
- l’ufficio che quelle pratiche le lavora e sa se servono ancora;
- il DPO, quando la tipologia contiene dati particolari;
- il legale, se su quei fascicoli pende un contenzioso;
- l’IT, che deve dire dove sono finite le copie.
Abbiamo messo per iscritto il metodo operativo in un testo a parte: come si costruisce il massimario di scarto e si decidono i tempi di conservazione.
Che cosa offrono le norme e dove si ferma la decisione dell’ente
L’ultimo punto in agenda riguardava il quadro normativo, cioè quanto le norme sostengono davvero chi deve decidere. Negli enti c’è spesso confusione su questo: per gli archivi pubblici la decisione di scarto non si chiude dentro l’amministrazione. La proposta la costruisce l’ente. L’autorizzazione arriva da fuori, in base alla normativa di tutela dei beni culturali, e fino a quando non è stata rilasciata i documenti restano al loro posto, compresi quelli che l’ente ha già messo in elenco.
Questo cambia il modo di programmare il lavoro. L’ente controlla i tempi della ricognizione e dell’istruttoria interna. Sull’autorizzazione no, quelli li detta chi la rilascia. Gli estremi dell’autorizzazione e il verbale di eliminazione restano poi agli atti, e a distanza di anni sono l’unico modo per spiegare perché un documento non c’è più. Se ti serve l’iter passo per passo, trovi tutto in chi autorizza lo scarto e come si difende quella scelta.
Domande frequenti
Di cosa parla questo talk?
Di selezione e scarto dei documenti digitali negli enti pubblici: perché la prassi consolidata sull’analogico non si è trasferita al digitale e che cosa serve per decidere, dal titolario applicato al massimario. L’incontro si collegava al lavoro avviato a fine 2024 dal gruppo sullo scarto digitale dell’ANAI, coordinato da Matteo Savoldi e Mariella Guercio.
Chi è il relatore?
Matteo Savoldi, archivista e docente al master di II livello in formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato dell’Università di Macerata. Il talk si è tenuto il 9 settembre 2025 come appuntamento dell’Osservatorio Documenta Futura e si chiudeva con una sessione di domande.
Devo iscrivermi per vedere la registrazione?
No. La registrazione è pubblica e parte dal player in cima a questa pagina, senza form. Se cerchi il metodo scritto, cioè come si fissano i tempi e si prepara un elenco di scarto, parti dalla guida linkata qui sopra.
Dove continua il confronto
Questo talk fa parte dell’Osservatorio Documenta Futura sulla gestione documentale, dove raccogliamo registrazioni ed esperienze di enti che tornano tutte sullo stesso punto: far funzionare il documento informatico dalla formazione fino allo scarto. Accanto alle registrazioni stanno i testi, per esempio l’approfondimento su conservazione a norma e archiviazione qualificata.
La registrazione lascia aperta la domanda pratica: dove si impostano queste regole. Le funzionalità di DocSuite Next mostrano dove si fissano i tempi di conservazione e dove si blocca un fascicolo sotto contenzioso.
