La trasformazione digitale della PA non riguarda solo i servizi al pubblico: il vero moltiplicatore di valore risiede nell’efficienza degli uffici interni.
La decisione cruciale è scegliere in quale agire:
- sui documenti: digitalizzazione sostitutiva, cioè dematerializzare e conservare a norma
- oppure sui processi: digitalizzazione di processo, cioè riprogettare i flussi end-to-end tra uffici, ruoli e sistemi.
La soluzione più efficace è un approccio ibrido. Innanzitutto è necessario ordinare e governare il patrimonio documentale (conformità e tracciabilità), successivamente bisogna semplificare e riprogettare i processi end-to-end che assorbono tempo e generano rimpalli, coniugando controllo, rapidità operativa e qualità del dato.
Digitalizzazione e innovazione delle PA italiane richiedono una piattaforma unificata, cloud-ready e orientata ai processi capace di integrare documenti, workflow, identità digitale e KPI per generare valore misurabile per cittadini e imprese.
Due approcci, due impatti diversi: vantaggi e criticità
Digitalizzazione sostitutiva
La digitalizzazione sostitutiva consiste nella trasformazione dei documenti analogici in documenti informatici originali con piena efficacia probatoria, in conformità al CAD e alle Linee guida AgID. Il processo include protocollazione informatica e segnatura, classificazione e fascicolazione dei documenti e dei fascicoli informatici, apposizione di firme elettroniche e marche temporali, nonché conservazione a norma con gestione dei metadati, tracciabilità (audit trail) e versamenti al sistema di conservazione. Ne derivano archivi ricercabili e interoperabili, con garanzia di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel lungo periodo.
Vantaggi
- Conformità e conservazione a norma; ricerche rapide.
- Riduzione stampa, movimentazione, spazi fisici.
- Maggiore sicurezza e tracciabilità rispetto al cartaceo.
Criticità
- Rischio di traslare passaggi inutili nel digitale.
- Dati poco strutturati → analytics/automazione limitate.
- Impatto limitato su SLA interni se resta “solo” gestione file.
Digitalizzazione di processo
La digitalizzazione di processo implica la riprogettazione dei flussi di lavoro dell’ente, in coerenza con il Codice dell’Amministrazione Digitale e le Linee guida AGID. Si introducono moduli nativamente digitali basati sui dati, si definiscono regole chiare di instradamento e assegnazione delle pratiche, si stabiliscono livelli di servizio tra uffici, e si integrano in modo nativo i sistemi di contabilità, gestione delle risorse umane, approvvigionamenti digitali, protocollo informatico, posta elettronica certificata e firme elettroniche.
L’intero ciclo di vita dei procedimenti è tracciato in maniera completa, con registri delle operazioni e metadati a supporto di trasparenza e responsabilità. Il monitoraggio avviene tramite cruscotti direzionali e indicatori di performance, utili per verificare il rispetto dei livelli di servizio, individuare colli di bottiglia e alimentare il miglioramento continuo.
Vantaggi
- Taglio del lead time (determine, liquidazioni, ordini), meno errori.
- Dati by-design per audit, controllo di gestione, decisioni.
- Allineamento naturale con migrazione al cloud e resilienza.
Criticità
- Richiede analisi, re-ingegnerizzazione e change management.
- Competenze digitali di base diffuse.
- Integrazioni applicative da governare con API e standard.
Quale approccio scegliere?
- Priorità alla digitalizzazione sostitutiva
Qualora il principale collo di bottiglia sia la gestione cartacea (archivi saturi, tempi di esibizione elevati, circolazione di copie non controllate), l’avvio dalla componente sostitutiva consente di ridurre costi e rischi e di accrescere la governabilità del patrimonio documentale.
- Priorità alla digitalizzazione di processo
Qualora la criticità prevalente sia la durata dei procedimenti interni (determinazioni, impegni e liquidazioni, ordini/contratti, missioni e rimborsi, adempimenti del personale), è opportuno intervenire sulla digitalizzazione di processo, al fine di eliminare passaggi superflui, tempi di attesa e rimpalli tra uffici.
- Percorso ibrido (opzione preferibile)
Nella maggior parte dei casi, la soluzione più efficace è un percorso ibrido: mettere in ordine i documenti e, in parallelo, ridisegnare i flussi critici, evitando re-platforming grazie all’adozione di una piattaforma unica in grado di supportare entrambe le dimensioni.
Sei passi operativi per amministrazioni ed enti
1) Mappatura dei processi e delle criticità
Cosa fare: censire i procedimenti interni (ciclo passivo, acquisti/MEPA, personale, determine, patrimonio) e individuare i colli di bottiglia: tempi di attesa, sequenze di firma, passaggi manuali, controlli ridondanti.
Perché: disporre di una fotografia as-is consente di definire priorità fondate su evidenze.
Output atteso: elenco dei procedimenti prioritari con indicatori di base (tempi medi, numero di passaggi, tasso di errore).
2) Analisi costi-benefici con approccio integrato
Cosa fare: pianificare interventi che coniughino risultati rapidi (dematerializzazione, protocollazione, fascicolazione) e ridisegno dei processi (modulistica interna strutturata, regole di instradamento, automazioni).
Perché: ottenere benefici immediati senza rinunciare al miglioramento strutturale.
Output atteso: documento di analisi costi-benefici con benefici attesi collegati a SLA interni, esigenze di audit e riduzione dei rischi operativi, con stima di tempi e risorse.
3) Progettazione del modello di destinazione e dei requisiti
Cosa fare: definire il modello to-be: flussi, ruoli e responsabilità, regole ed eccezioni, segregazione dei compiti; progettare le integrazioni (contabilità, HR, e-procurement/MEPA, protocollo, PEC, firma, conservazione) e i presìdi di sicurezza (gestione delle identità e Single Sign-On, permessi granulari, logging, auditing).
Perché: prevenire rilavorazioni e garantire conformità, tracciabilità e continuità operativa.
Output atteso: specifiche funzionali e tecniche, matrice ruoli-responsabilità, piano delle integrazioni e requisiti di sicurezza.
4) Sperimentazione controllata e misurabile
Cosa fare: avviare una sperimentazione su un procedimento ad alta rilevanza (es. liquidazione fatture) con sponsorizzazione della Direzione; misurare la baseline (tempi, errori, passaggi) e confrontarla con i risultati post messa in esercizio.
Perché: validare l’impostazione su scala limitata e produrre evidenze oggettive a supporto delle decisioni.
Output atteso: relazione di sperimentazione con KPI prima/dopo, lezioni apprese e raccomandazioni per l’estensione.
5) Formazione e accompagnamento al cambiamento
Cosa fare: erogare competenze digitali di base a tutto il personale e percorsi mirati per ruolo (istruttori, responsabili, RUP); attivare canali di supporto continuativo (FAQ, help desk, attività di affiancamento sul campo).
Perché: favorire l’adozione, ridurre gli errori operativi e consolidare le nuove prassi.
Output atteso: piano formativo con calendario, materiali, tracciamento delle presenze e feedback di efficacia.
6) Scalabilità e governance del programma
Cosa fare: istituire una struttura di coordinamento (IT e process owner), definire un catalogo riusabile di componenti (moduli, workflow, integrazioni) e approvare una roadmap pluriennale coerente con budget e controlli interni.
Perché: scalare in modo ordinato, evitare re-implementazioni e garantire coerenza organizzativa.
Output atteso: catalogo dei componenti, modello di governo (ruoli, cadenze, strumenti di monitoraggio), roadmap con milestone e indicatori di avanzamento.
KPI per dimostrare valore organizzativo
- Tempo medio di liquidazione fatture (ricezione → pagamento).
- Tempo medio di approvazione determina/contratto.
- % pratiche interne completamente digitali vs ibride.
- Passaggi manuali eliminati per procedimento.
- Tasso di rework (pratiche respinte/riaperte).
- SLA inter-ufficio rispettati (es. pareri entro X giorni).
- Costo per pratica interna (pre/post), incl. stampa e archiviazione.
- Grado di integrazione con contabilità/HR/e-procurement (API attive).
- Adozione strumenti interni: utenti attivi/mese, moduli digitali utilizzati.
Pubblicare questi KPI a cadenza fissa crea accountability e supporta le decisioni direzionali.
Docsuite Next accelera la transizione digitale PA
Docsuite Next unisce la digitalizzazione sostitutiva e di processo in un’unica piattaforma pensata per enti e organizzazioni pubbliche:
- Repository documentale a norma: protocollazione, fascicolazione, metadati, ricerche veloci per la gestione massiva di determine, contratti, fatture, note spese.
- Workflow low-code: disegni processi end-to-end interni, governi ruoli, regole, SLA, eccezioni e audit.
- Moduli digitali per dipendenti: istanze interne data-driven (acquisti, richieste personale, missioni) con tracciamento e notifiche.
- Firma, PEC e notifiche: integrazione nativa e tracciabilità completa.
- Integrazioni pronte e API: dialogo con contabilità, HR, e-procurement/MEPA, protocollo, conservazione—riducendo i silos.
- Cloud & sicurezza: allineata a requisiti di sicurezza, logging e continuità operativa.
- Cruscotti KPI: misurazione costante dell’impatto sui procedimenti interni.
Impatto pratico
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- Con il sostitutivo, riduci subito costi e rischi documentali.
- Con il di processo, accorci i tempi di determine/liquidazioni/ordini e standardizzi il lavoro tra uffici.
- Con un’unica piattaforma, eviti re-implementazioni e riusi componenti su nuove aree.
Errori da evitare (e come farne tesoro)
- Equivoco “scan = digitale”: senza riprogettare i flussi, digitalizzi la burocrazia.
- Tecnologia senza organizzazione: chiarisci responsabilità, ruoli e regole.
- Formazione tardiva: abilita competenze prima del go-live.
- Sottovalutare le integrazioni: senza API e standard restano isole applicative.
- Assenza di misurazione: senza KPI non c’è narrazione di valore né miglioramento.
Integrazione, misurabilità, scalabilità
La digitalizzazione interna non è un “progetto IT”, ma un cantiere organizzativo che unisce documenti, processi, competenze e governance.
Docsuite Next ti consente di avviare la digitalizzazione sostitutiva dove necessario (archivi, fatture, contratti), riprogettare i processi a maggior impatto (ciclo passivo, acquisti, personale), misurare e comunicare i risultati con KPI chiari e periodici ed estendere il modello ad altre aree senza re-implementazioni. Per approfondire casi d’uso e verificarne l’aderenza al tuo contesto organizzativo, richiedi una Demo Gratuita senza impegno!
