La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione (PA) italiana continua a ritmo sostenuto, e le Linee guida AgID 2024 sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici rappresentano uno snodo cruciale per chi, nella PA, si occupa di digitalizzazione e conformità normativa.
In questo articolo analizziamo le principali novità introdotte dalle linee guida, le implicazioni operative per i responsabili della gestione documentale e della transizione digitale, e le soluzioni offerte da Docsuite Next per garantire conformità e continuità operativa.
Le novità delle Linee guida AgID 2024
AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha aggiornato le sue linee guida per:
- Allinearsi alle normative europee su interoperabilità e conservazione digitale;
- Rafforzare l’utilizzo di metadati strutturati per garantire l’autenticità, integrità e reperibilità dei documenti;
- Definire requisiti più stringenti per i sistemi di gestione documentale e i modelli di conservazione;
- Introdurre nuove responsabilità per le figure chiave (RTD, Responsabile della Conservazione, Responsabile della Gestione Documentale);
- Rafforzare il principio di once only per evitare duplicazioni e favorire la semplificazione amministrativa.
Cosa cambia operativamente per la PA?
- Obblighi documentali più chiari
Le amministrazioni devono adottare un Manuale di gestione documentale aggiornato secondo le linee guida, comprensivo di:
- Classificazione documentale;
- Piano di fascicolazione;
- Modalità di versamento in conservazione.
- Maggior attenzione ai metadati
Ogni documento deve essere accompagnato da un set minimo di metadati obbligatori, pena la sua non validità giuridica o la sua non conservabilità.
- Monitoraggio continuo e interoperabilità
Le PA devono garantire l’interoperabilità tra sistemi, attraverso API e formati standard previsti (ad es. XML e JSON per i pacchetti informativi), e assicurare la tracciabilità delle operazioni di gestione.
Come adeguarsi? Ecco una checklist operativa!
Per affrontare con successo l’adeguamento alle nuove Linee guida AgID 2024, è fondamentale procedere con una serie di azioni strategiche e operative ben pianificate:
✅ Aggiornare il Manuale di Gestione Documentale. Deve essere rivisto per includere tutti gli elementi richiesti dalle nuove linee guida, inclusa la gestione dei metadati, i formati accettati, i tempi di conservazione e le modalità di interoperabilità.
✅ Verificare la conformità del sistema documentale. É necessario accertarsi che la piattaforma adottata supporti la protocollazione automatica, la fascicolazione dinamica, l’indicizzazione e l’integrazione con i sistemi esterni previsti da AgID.
✅ Formare le figure chiave. RTD, Responsabili della Conservazione, della Gestione Documentale e il personale amministrativo devono essere aggiornati sulle novità normative e sulle funzionalità dei nuovi strumenti digitali.
✅ Implementare strumenti per la gestione avanzata dei metadati. La piattaforma deve permettere l’inserimento, la validazione e la conservazione dei metadati obbligatori, garantendo al contempo l’integrità e la reperibilità dei documenti.
✅ Garantire l’interoperabilità. Va assicurata la capacità di dialogare in modo standard con altri enti, conservatori accreditati e piattaforme nazionali (come ANPR, PagoPA, SPID, ecc.) attraverso API conformi e formati riconosciuti.
Questa checklist non è solo un adempimento burocratico: rappresenta una vera roadmap per rendere più efficiente e trasparente la gestione documentale nella PA.
Docsuite Next: il migliore alleato per la conformità e l’efficienza della PA
La nuova soluzione di gestione documentale Docsuite Next è progettata per supportare le amministrazioni pubbliche in ogni fase della gestione documentale, assicurando:
- Conformità nativa alle linee guida AgID;
- Gestione automatica dei metadati;
- Integrazione con SPID, CIE, ANPR e PagoPA;
- Funzionalità di conservazione digitale a norma, anche tramite conservatori accreditati;
- Interfacce intuitive pensate per i flussi tipici della PA.
Con Docsuite Next, l’adeguamento normativo diventa un’opportunità per efficientare i processi interni e garantire la trasparenza amministrativa.
Domande frequenti (FAQ)
Cosa cambia con le nuove linee guida AgID 2024?
Le nuove linee guida rafforzano i requisiti su metadati, interoperabilità e responsabilità documentali, con impatti su tutti i sistemi e processi della PA.
Quali documenti vanno conservati digitalmente secondo AgID?
Tutti i documenti formati o ricevuti digitalmente, oltre a quelli analogici digitalizzati, che hanno valore giuridico-amministrativo.
Come posso verificare se il mio sistema è conforme?
Docsuite Next offre un assessment gratuito per verificare la conformità del tuo sistema documentale alle linee guida AgID.
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