Un fattore chiave per la gestione documentale, la conservazione e la governance dei dati
Nella trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, i metadati rappresentano una componente spesso sottovalutata ma decisiva.
Senza metadati corretti, i dati e i documenti perdono significato, non sono reperibili, né interoperabili.
Per RTD, Responsabili della Gestione Documentale e della Conservazione, comprendere e governare i metadati significa assicurare qualità, efficienza e continuità digitale nel tempo.
Cosa sono i metadati e perché sono centrali nella PA
I metadati sono “dati che descrivono altri dati”: contengono le informazioni che consentono di identificare, classificare, gestire, comprendere e conservare nel tempo documenti e dataset.
Nella PA italiana i metadati assumono forme diverse a seconda dei contesti:
- Documenti amministrativi informatici: le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico definiscono un set minimo di metadati obbligatori (identificativo, oggetto, autore, data, fascicolazione, formato, firma, ecc.).
- Open data e banche dati: l’adozione del profilo nazionale DCAT-AP_IT consente di descrivere in modo uniforme i dataset pubblici e di garantirne il riuso e la reperibilità nel portale dati.gov.it.
- Conservazione digitale: i metadati accompagnano il documento nel tempo per garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità, come previsto dalle regole tecniche e dagli standard europei (es. METS, PREMIS).
Il valore strategico dei metadati per RTD e dirigenti
- Garantiscono interoperabilità e integrazione
L’uso coerente di standard e vocabolari condivisi consente di integrare sistemi e basi dati eterogenee.
È il prerequisito per la realizzazione di ecosistemi digitali interoperabili e per l’attuazione delle misure del Piano Triennale per l’Informatica nella PA.
- Supportano la governance e la qualità del dato
I metadati descrivono la provenienza, la responsabilità, il livello di aggiornamento e la qualità dei dati.
Per i dirigenti, questo significa poter disporre di informazioni affidabili per il monitoraggio, la pianificazione e la rendicontazione.
- Migliorano la trasparenza e la tracciabilità
Un documento correttamente metadata consente di risalire in ogni momento al suo ciclo di vita: chi l’ha prodotto, quando, con quali modifiche.
Questo aspetto è essenziale per la trasparenza amministrativa, la responsabilità dirigenziale e per gli obblighi previsti dal D.Lgs. 33/2013.
- Abilitano la conservazione a lungo termine
Senza metadati, nessun archivio digitale può dirsi realmente affidabile.
Essi garantiscono che, anche a distanza di anni, un documento conservato mantenga valore giuridico e probatorio, potendo essere rintracciato e compreso nel suo contesto originario.
Le principali criticità ad oggi
Nonostante le linee guida e gli standard, molte amministrazioni faticano ancora a strutturare un sistema di gestione dei metadati efficace.
Le principali criticità riscontrate sono:
- Scarsa omogeneità tra sistemi (gestionali, protocolli, conservazione) e mancanza di mappature condivise.
- Competenze limitate in materia di standard di metadatazione e ontologie.
- Approccio adempitivo: i metadati sono spesso compilati in modo automatico o minimale, senza considerare la loro funzione di lungo periodo.
- Assenza di governance: mancano ruoli, responsabilità e processi di aggiornamento e verifica della qualità dei metadati.
Come migliorare la gestione dei metadati
Per affrontare queste sfide, è utile adottare una strategia coordinata a livello di ente:
- Definire una metadata policy interna
Stabilire chi, quando e come produce e aggiorna i metadati, armonizzando i diversi sistemi documentali, gestionali e di conservazione.
- Adottare standard nazionali e internazionali
Fare riferimento agli schemi AgID e DCAT-AP_IT, e – nei contesti di conservazione – agli standard OAIS, METS e PREMIS.
Questa uniformità garantisce interoperabilità e sostenibilità nel tempo.
- Integrare la metadatazione nei processi
Non considerarla un passaggio tecnico isolato, ma parte integrante della formazione del documento, della sua gestione e della sua conservazione.
- Formare e responsabilizzare il personale
RTD e dirigenti devono investire nella formazione specialistica del personale documentale, per diffondere la cultura del dato e della descrizione archivistica.
- Monitorare la qualità dei metadati
Introdurre strumenti di validazione e controllo periodico per garantire la coerenza, completezza e correttezza delle informazioni nel tempo.
I metadati non sono un obbligo burocratico, ma una risorsa strategica.
Consentono di governare i dati e i documenti in modo consapevole, di assicurare interoperabilità tra sistemi, di valorizzare il patrimonio informativo pubblico e di garantire la continuità digitale nel tempo.
Per gli RTD e i Responsabili della Gestione Documentale e della Conservazione, investire nella metadatazione significa dare valore al dato, potenziare l’efficienza organizzativa e costruire le basi per una PA realmente digitale, trasparente e sostenibile.
Domande Frequenti
1: Cosa sono i metadati nella Pubblica Amministrazione digitale?
I metadati sono informazioni strutturate che descrivono documenti e dati, rendendoli identificabili, gestibili, interoperabili e conservabili nel tempo. Sono fondamentali per la qualità e l’affidabilità delle informazioni pubbliche.
2: Perché i metadati sono essenziali per la gestione documentale nella PA?
Perché garantiscono tracciabilità, trasparenza e valore probatorio dei documenti informatici. Senza metadati accurati, i documenti digitali perdono significato, non sono rintracciabili né interoperabili tra sistemi.
3: Quali standard e linee guida regolano i metadati nella PA italiana?
Le Linee guida AgID e il profilo nazionale DCAT-AP_IT per gli open data, insieme agli standard OAIS, METS e PREMIS, assicurano coerenza, interoperabilità e conservazione a lungo termine dei documenti digitali.
4: Quali sono le principali criticità nella gestione dei metadati oggi?
Tra le più comuni: mancanza di governance, scarsa omogeneità tra sistemi, automatismi non controllati, competenze limitate e assenza di controlli sulla qualità e aggiornamento dei metadati nel tempo.
5: Come può la PA migliorare la gestione dei metadati?
Attraverso una metadata policy interna, l’adozione di standard condivisi, l’integrazione della metadatazione nei processi documentali, la formazione del personale e strumenti di monitoraggio della qualità dei dati.
