Digitalizzazione e certificazione di processo: perché oggi è cruciale nella PA
La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione è una delle priorità più strategiche del nostro tempo. Ma digitalizzare non significa semplicemente scansionare documenti o adottare software avanzati: significa ripensare processi, garantire la validità giuridica delle copie informatiche e agire nel pieno rispetto delle normative. In questo scenario entra in gioco un concetto fondamentale: la certificazione di processo.
Il talk di Documenta Futura, in programma il 28 ottobre alle ore 11:00, si propone di fare chiarezza su questo tema spesso frainteso, offrendo indicazioni operative concrete per enti e funzionari pubblici. Vediamo, in questo articolo, i principali concetti che verranno affrontati e perché ogni RTD, Responsabile della Gestione Documentale o della Conservazione dovrebbe partecipare.
Cosa significa davvero digitalizzare?
La parola “digitalizzazione” è ormai onnipresente. Tuttavia, è ancora molto frequente confondere la dematerializzazione (cioè la mera scansione di un documento cartaceo) con una digitalizzazione certificata e a norma.
La digitalizzazione, nel contesto della PA, va intesa come trasformazione strutturata e normativamente conforme dei processi documentali. Non si tratta solo di gestire file digitali, ma di:
- Definire procedure trasparenti e tracciabili
- Assegnare ruoli e responsabilità
- Garantire la validità giuridica dei documenti prodotti
- Preservare l’affidabilità e l’integrità delle informazioni
In sintesi, digitalizzare davvero significa riorganizzare e certificare il modo in cui si produce, gestisce, conserva e trasmette la documentazione.
Digitalizzare ≠ scansionare
Uno degli errori più comuni è considerare la scansione di un documento come atto sufficiente per parlare di digitalizzazione. In realtà:
- Una scansione semplice produce una copia priva di valore legale
- Una copia conforme richiede l’applicazione di regole tecniche specifiche
- Una copia con valore probatorio è frutto di un processo certificato, gestito secondo precisi requisiti normativi
Il cuore di questa differenza è proprio la certificazione di processo, che vedremo tra poco.
Il ruolo della normativa
Per comprendere come muoversi in modo conforme, è fondamentale conoscere e interpretare correttamente il quadro normativo vigente. Alcuni riferimenti chiave:
- CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)
- Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
- Regole tecniche su firme elettroniche, protocollazione e interoperabilità
Queste fonti definiscono:
- Cosa rende un documento informatico valido a fini giuridici
- Quali sono i requisiti di una copia digitale opponibile a terzi
- Quali sono i doveri dell’ente produttore e dei soggetti conservatori
Senza il rispetto di queste regole, la digitalizzazione perde valore legale e rischia di creare più problemi che benefici.
Cos’è la certificazione di processo?
La certificazione di processo è l’elemento che garantisce la validità giuridica di un documento digitale.
Si tratta di un insieme di attività controllate, documentate e verificabili che consentono di dimostrare che la trasformazione di un documento cartaceo in digitale è avvenuta nel rispetto delle normative.
In particolare, un processo certificato deve:
- Prevedere una procedura formalizzata e approvata
- Essere gestito da personale autorizzato e formato
- Utilizzare strumenti tecnologici sicuri
- Tracciare ogni operazione svolta (audit log)
- Prevedere verifiche periodiche della conformità
Perché certificare un processo di digitalizzazione
Gli enti pubblici devono affrontare quotidianamente richieste di trasparenza, efficienza e sicurezza. La certificazione di processo consente di:
- Evitare contenziosi o invalidità di documenti
- Dimostrare la conformità a fronte di ispezioni o audit
- Snellire e automatizzare i flussi documentali
- Preservare il valore probatorio dei documenti nel tempo
- Risparmiare risorse evitando duplicazioni o archiviazioni ridondanti
Inoltre, è un fattore chiave per accedere a progetti finanziati (come quelli del PNRR) o per operare in ecosistemi digitali integrati e interoperabili.
Cosa rende valido un documento digitale?
Un documento informatico è legalmente valido quando:
- è stato prodotto o acquisito secondo un processo regolamentato
- è associato a metadati corretti e completi
- è dotato, se necessario, di firma digitale o marca temporale
- è conservato in modalità a norma, con garanzie di integrità e accessibilità
Nel caso di copie digitali da documenti cartacei, la certificazione di processo è indispensabile per garantirne la validità legale.
Gli errori più comuni da evitare
- Digitalizzare senza progetto: scansionare in modo casuale senza processi formalizzati non produce documenti validi
- Assenza di responsabilità: se non si definisce chi è responsabile del processo, è impossibile garantirne la conformità
- Ignorare il quadro normativo: è fondamentale conoscere le regole tecniche
- Conservare solo la copia digitalizzata senza certificazione: questo può causare perdita di valore probatorio
- Non aggiornare strumenti e competenze: la normativa evolve, così come le soluzioni tecnologiche
Quali strumenti e competenze servono?
Un processo di digitalizzazione certificata richiede:
- Piattaforme documentali a norma (come Docsuite Next)
- Scanner professionali con funzionalità di gestione automatizzata dei metadati
- Personale formato, consapevole delle implicazioni legali
- Audit trail e sistemi di tracciabilità
- Ruoli definiti nel Manuale di Gestione Documentale
La checklist per la digitalizzazione certificata
- ✅ Definire l’obiettivo del progetto (conservazione, trasparenza, interoperabilità)
- ✅ Identificare i documenti da digitalizzare e le tipologie di copia
- ✅ Redigere una procedura di certificazione del processo
- ✅ Identificare e formare i responsabili
- ✅ Configurare strumenti tecnologici adeguati
- ✅ Monitorare e documentare ogni fase del processo
- ✅ Conservare i documenti secondo le regole AgID
La certificazione di processo è sostenibilità
Non va dimenticato che un approccio corretto alla digitalizzazione è anche una scelta sostenibile:
- Riduce consumi energetici e cartacei
- Ottimizza spazi e risorse negli enti
- Favorisce accessibilità e trasparenza verso i cittadini
- Abilita modelli di lavoro più smart e collaborativi
In quest’ottica, digitalizzare con metodo diventa una responsabilità anche ambientale e sociale.
Conclusioni
Digitalizzare non basta. Per garantire efficacia, sicurezza e valore giuridico, è indispensabile progettare e certificare i processi di trasformazione digitale. Questo vale per ogni ente pubblico, a prescindere dalle dimensioni o dal livello di digitalizzazione raggiunto.
Il talk del 28 ottobre alle 11:00 è un’opportunità preziosa per comprendere il legame tra norma e operatività, evitare errori comuni e acquisire una guida chiara per la digitalizzazione certificata.
📅 Partecipa al Talk Documenta Futura
Non perdere l’evento online gratuito:
“Digitalizzazione e certificazione di processo: riflessioni sulla norma e considerazioni operative”
🔺 Data: 28 ottobre 2025
🔺 Orario: 11:00 – 12:00
🔺 Relatore: Matteo Savoldi, – Archivista e Docente al Master presso l’università di Macerata in in “Produzione, gestione e conservazione di archivi digitali”
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