In un mondo sempre più digitale, la firma elettronica è diventata uno strumento indispensabile anche per la Pubblica Amministrazione. Ma quale tipologia di firma è la più adatta a ogni situazione? E come orientarsi tra norme, tecnologie e livelli di sicurezza?
Perché la firma elettronica è essenziale nella PA
La digitalizzazione dei processi amministrativi non riguarda solo la semplificazione: la firma elettronica ha valore legale e garantisce sicurezza, integrità e tracciabilità dei documenti.
Usarla correttamente significa:
- ridurre errori e tempi di lavorazione,
- assicurare la conformità normativa (CAD ed eIDAS),
- e migliorare l’efficienza complessiva dei flussi documentali.
Le tre principali tipologie di firma elettronica
- Firma Elettronica Semplice (FES)
Cos’è: una firma elettronica di base, ottenuta ad esempio caricando la scansione di un documento firmato a mano o cliccando su “Accetto”.
Quando usarla: per documenti interni, comunicazioni non critiche o modulistica a basso rischio.
Pro: veloce, pratica, facile da implementare.
Contro: non offre le stesse garanzie di sicurezza o valore legale delle firme più avanzate.
- Firma con OTP (One Time Password)
Come funziona: il firmatario riceve un codice temporaneo via SMS, e-mail o messaggio vocale, valido solo per una sessione di firma.
Quando usarla: pre-contratti, preventivi, lettere di incarico, contratti di vendita, informative privacy.
Pro: livello di sicurezza più elevato grazie all’autenticazione del firmatario e alla tracciabilità (numero di telefono, orario, indirizzo IP).
Contro: validità limitata nel tempo; non sempre adatta ad atti di valore legale pieno.
- Firma Elettronica Avanzata (FEA)
La FEA soddisfa requisiti di identificazione più stringenti:
- connessione univoca tra firma e firmatario;
- controllo esclusivo del firmatario sul sistema di generazione;
- garanzia di integrità del documento;
- identificazione del soggetto erogatore del servizio;
- evidenza del contenuto firmato e assenza di elementi modificabili.
Esempi di utilizzo: contratti assicurativi, apertura di conti, atti ufficiali nei rapporti diretti tra il firmatario e il soggetto che fornisce il servizio di firma.
Una forma molto diffusa è la firma grafometrica, che rileva caratteristiche uniche della firma autografa (velocità, pressione, inclinazione, accelerazione) tramite dispositivi dedicati.
È usata, ad esempio, nelle strutture sanitarie, dove il cittadino firma digitalmente documenti al momento dell’accettazione.
Vincoli:
- il sottoscrittore deve aderire esplicitamente al servizio;
- deve essere informato sulle condizioni e i limiti d’uso;
- può essere utilizzata solo nei casi approvati.
Pro: alta sicurezza e valore probatorio.
Contro: richiede strumenti specifici e procedure di identificazione.
- Firma Elettronica Qualificata (FEQ o Firma Digitale)
Cos’è: la forma di firma elettronica con valore legale pieno, equivalente alla firma autografa.
Quando usarla: determine, delibere, contratti con terzi, atti con piena efficacia giuridica.
Pro: massima sicurezza e riconoscimento in tutta l’UE.
Contro: necessita di certificati qualificati e dispositivi dedicati (smart card, token USB, app di firma).
Come scegliere la firma giusta
Scegliere il tipo di firma corretto dipende da tre fattori principali:
- Tipologia di documento: interno, amministrativo, contrattuale.
- Valore legale richiesto: serve prova piena o solo tracciabilità?
- Strumenti disponibili: smart card, token, software documentali, SPID o CNS.
Regole pratiche di validità
| Tipologia | Valore legale | Rischio di disconoscimento |
| FES | valutabile in giudizio in base a sicurezza e integrità | alto |
| FEA | soddisfa la forma scritta ex art. 2702 c.c., ma può essere disconosciuta | medio |
| FEQ / FD | pieno valore legale ex art. 2702 c.c. | basso (solo in casi eccezionali) |
Strumenti e piattaforme utili nella PA
Per una gestione conforme e sicura, le amministrazioni utilizzano:
- SPID e CNS per autenticazione e firma avanzata;
- Software di gestione documentale certificati (come Docsuite Next) per garantire tracciabilità, conservazione e conformità normativa;
- Token USB o smart card per firme avanzate e qualificate.
Firma elettronica e conservazione digitale
Ogni documento firmato digitalmente deve essere conservato secondo le regole del CAD, per garantire:
- integrità,
- leggibilità nel tempo,
- e disponibilità per eventuali verifiche o contenziosi.
Una buona gestione documentale è quindi parte integrante del processo di firma elettronica.
Conclusione
Scegliere la firma giusta al momento giusto significa rispettare la legge, accelerare i processi e assicurare la fiducia nei documenti digitali.
Conoscere le differenze tra FES, FEA e FEQ è fondamentale per chi lavora nella Pubblica Amministrazione: il documento giusto, firmato nel modo giusto, fa davvero la differenza.
Domande Frequenti
1: Qual è la differenza tra firma elettronica semplice, avanzata e qualificata?
La firma elettronica semplice (FES) serve per documenti a basso rischio, la firma avanzata (FEA) garantisce autenticità e tracciabilità, mentre la firma qualificata (FEQ) ha pieno valore legale, equivalente alla firma autografa.
2: Quando è obbligatorio usare la firma digitale nella Pubblica Amministrazione?
La firma digitale (FEQ) è obbligatoria per atti ufficiali, contratti, delibere e determine che richiedono efficacia giuridica piena e devono essere riconosciuti legalmente in tutta l’Unione Europea.
3: La firma elettronica ha valore legale in tribunale?
Sì, ma dipende dal tipo di firma. La FEQ ha valore legale pieno (art. 2702 c.c.), la FEA può essere disconosciuta ma resta valida, mentre la FES è valutata caso per caso in base a sicurezza e integrità del documento.
4: Quali strumenti servono per firmare digitalmente nella PA?
Per firmare digitalmente servono SPID, CNS, token USB, smart card o software certificati di gestione documentale. Questi strumenti assicurano autenticazione, integrità e conservazione conforme alle norme CAD ed eIDAS.
5: Come scegliere la firma elettronica giusta per un documento della PA?
La scelta dipende da tipo di documento, valore legale richiesto e strumenti disponibili.
- FES: per comunicazioni interne.
- FEA: per contratti o atti a medio rischio.
- FEQ: per atti legali e deliberativi con piena validità giuridica.
