Il secondo appuntamento dei Documenta Futura Talks 2026, il ciclo organizzato da FPA in collaborazione con Dgroove, si è tenuto il 15 luglio 2026 con un tema operativo: il workflow ideale della gestione documentale, dal protocollo alla conservazione. Se il primo incontro aveva ricostruito il quadro normativo, questo è entrato nel processo. La domanda di fondo era una: cosa succede davvero a un documento informatico lungo tutto il suo ciclo di vita, e perché fermarsi al protocollo non basta.
L’incontro, moderato da Carla Scaramella (Senior Analyst, FPA), ha riunito quattro voci complementari: Francesco Giachi, CEO di Dgroove; Chiara Basile, Responsabile Area Qualificazione, Regolazione, Identità e Portafoglio Digitale di AgID; Andrea Piccoli, esperto di competenze digitali e delegato ANORC e ANORC Professioni per il Triveneto; Cinzia Amici, Responsabile EQ Ufficio Sistemi Integrati per l’Amministrazione Digitale della Regione Marche.
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L’intera sessione è disponibile gratuitamente: oltre un’ora di confronto tra AgID, un esperto ANORC e un’amministrazione che il workflow documentale lo governa da vent’anni.
Perché fermarsi al protocollo non basta
Ad aprire i lavori è stato Francesco Giachi, che ha centrato subito il problema più diffuso: troppe amministrazioni si fermano al protocollo informatico e poco più, lasciando il processo documentale a metà. Completarlo fino alla fascicolazione e alla conservazione non è un adempimento in più. Porta vantaggi operativi, gestionali ed economici concreti. È questa la ragione del progetto Documenta Futura, nato come osservatorio sulle best practice della gestione documentale per far circolare le esperienze degli enti che sul tema sono più avanti.
Le Linee Guida AgID cambiano: eIDAS 2, interoperabilità e AI
Chiara Basile ha inquadrato la direzione dell’Agenzia. Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno compiuto cinque anni e sono in aggiornamento. Le ragioni sono tre e convergono: l’arrivo di eIDAS 2, che introduce nuovi servizi fiduciari (tra cui l’archiviazione elettronica qualificata) da armonizzare con la normativa nazionale; la legge delega di aggiornamento del CAD; l’allineamento agli standard più recenti.
Due i fronti che Basile ha indicato come prioritari. Il primo è l’interoperabilità, con un allegato dedicato alla migrazione tra sistemi di conservazione: procedure standard e best practice per ridurre il lock-in quando un ente cambia fornitore. Il secondo è la governance, con la definizione sempre più netta delle figure chiave, ossia il Responsabile della gestione documentale e il Responsabile della conservazione. Le nuove Linee Guida introdurranno inoltre riferimenti all’intelligenza artificiale nei sistemi documentali, in coerenza con l’AI Act europeo. AgID ha infine annunciato un questionario nazionale sulla conservazione, sul modello di quello dedicato alla gestione documentale a cui l’anno precedente hanno risposto oltre 12.000 pubbliche amministrazioni.
Il ciclo di vita del documento informatico, componente per componente
Il cuore tecnico dell’incontro è stato l’intervento di Andrea Piccoli, che ha smontato un equivoco di fondo: il documento informatico non è un PDF. È un contenitore, un’unità documentaria di cui il dato è il contenuto, e che traccia atti e fatti giuridicamente rilevanti. Un protocollo, per esempio, non è un file: comprende il documento principale, gli allegati, le ricevute PEC e la segnatura, e tutte queste componenti si muovono insieme lungo il workflow e verso la conservazione.
Da qui il percorso attraverso le fasi del ciclo di vita del documento: le quattro modalità di formazione, l’immodificabilità garantita dall’impronta e dall’identificazione univoca, la gestione dei metadati, senza i quali, ricorda l’Allegato 5 alle Linee Guida, il documento non è nemmeno formato. Piccoli ha ripercorso le tipologie di firma elettronica (semplice, avanzata, qualificata), la marca temporale e il sigillo qualificato, poi la segnatura di protocollo e i registri, fino alla distinzione tra funzionigramma e organigramma. È una differenza che conta: la competenza sui documenti si assegna sull’albero delle competenze, non sulla gerarchia dei riporti.
Il messaggio più forte riguarda però la fascicolazione. Senza classificare e fascicolare, l’archivio resta frammentato e disperso, e senza fascicoli non si arriva mai allo scarto, con la conseguenza che le amministrazioni accumulano documenti all’infinito senza riuscire a fare ordine. Il piano di conservazione, ha sottolineato Piccoli, va riferito al titolario di classificazione, non ai singoli documenti sparsi. Sull’AI ha chiarito la prospettiva: non intelligenza artificiale generativa, ma agenti che assistono il funzionario nella classificazione, nella fascicolazione e nell’arricchimento dei metadati. Sono proprio le attività che oggi, per il loro peso operativo, vengono spesso trascurate.
L’esperienza della Regione Marche
Cinzia Amici ha portato la testimonianza di un’amministrazione che ha iniziato presto: protocollo informatico già nel 2004, conservazione dal 2012, con una regia fortemente regionale. Oggi i sistemi della Regione, erogati in modalità SaaS da un data center qualificato AgID e presenti nel marketplace nazionale, sono riutilizzati dagli enti strumentali, dalle aziende sanitarie e da oltre la metà degli enti locali del territorio per il protocollo, dalla quasi totalità per la conservazione.
Tre le parole chiave del percorso: multidisciplinarietà (competenze archivistiche, giuridiche, tecnologiche e organizzative allo stesso tavolo), continuità, cioè mantenere la barra dritta anche quando gli investimenti variano, e ascolto delle esigenze reali degli uffici. Il dato più concreto: circa 80 sistemi verticali scrivono sul protocollo tramite API, frutto dell’accortezza di richiedere a ogni gara l’integrazione con il sistema documentale. E un progetto che ha portato a chiudere 9 milioni di fascicoli per poterli poi avviare allo scarto. Perché, come le ha detto un archivista, un documento disperso in migliaia di metri lineari di archivio è come non averlo.
I prossimi appuntamenti
Il ciclo Documenta Futura Talks prosegue con due incontri già in calendario. Il 15 settembre 2026 sarà dedicato al metodo di approvvigionamento di un sistema di gestione documentale, ossia come scriverne il capitolato e valutare i fornitori. Il 17 novembre 2026 chiuderà il ciclo sulla riorganizzazione dei processi e la cultura organizzativa, perché il software da solo non basta: al centro restano le persone.
Domande frequenti
Di cosa parla il secondo Documenta Futura Talk?
Del workflow della gestione documentale nella PA, dal protocollo informatico fino alla conservazione: le componenti del ciclo di vita del documento informatico, i ruoli coinvolti e l’importanza di completare il processo, senza fermarsi alla protocollazione.
Chi sono i relatori del webinar?
Francesco Giachi (CEO Dgroove), Chiara Basile (AgID), Andrea Piccoli (esperto ANORC per il Triveneto) e Cinzia Amici (Regione Marche), con la moderazione di Carla Scaramella (FPA).
Perché non basta il protocollo informatico?
Perché il protocollo è solo l’inizio del ciclo di vita del documento. Senza classificazione, fascicolazione e conservazione l’archivio resta frammentato, non è possibile fare scarto e si perde tracciabilità dei procedimenti.
Come cambieranno le Linee Guida AgID?
L’aggiornamento annunciato da AgID punta ad armonizzare le Linee Guida con eIDAS 2 e con l’aggiornamento del CAD, a rafforzare interoperabilità e migrazione tra conservatori, a definire meglio la governance documentale e a introdurre riferimenti all’intelligenza artificiale in coerenza con l’AI Act.
Dove posso rivedere il webinar?
La registrazione integrale è disponibile gratuitamente on-demand nel box in alto in questa pagina, sul canale YouTube di Documenta Futura.
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