Il 15 settembre 2026 il terzo appuntamento di Documenta Futura, il ciclo dell’Osservatorio Gestione Documentale con FPA, ha affrontato la scelta: che cosa guardare in una piattaforma documentale, che cosa chiedere a un fornitore, come tenere allineato l’insieme quando i fornitori sono più di uno. Se sei RTD, responsabile della gestione documentale o della conservazione, oppure lavori nell’ufficio che scrive i capitolati, è l’appuntamento che ti tocca più da vicino.
Sono intervenuti Fabio Massimi di AgID e Fabio Conzi, Dirigente del Settore Agenda Digitale del Comune di Monza. Per la Provincia autonoma di Trento, Carlo Bortoli e Annamaria Lazzeri dell’Ufficio beni archivistici, librari e archivio provinciale. Ha moderato Carla Scaramella di FPA. Qui sotto trovi la registrazione, senza form.
Il CAD sta per cambiare, e il percorso passa da una delega al Governo
Fabio Massimi parte da qui, e il passaggio va riportato con precisione, perché cambia le decisioni dei prossimi mesi. La legge 10 novembre 2025, n. 167 delega il Governo a intervenire sul Codice dell’amministrazione digitale entro dodici mesi dall’entrata in vigore. L’articolo 11 ha per rubrica “Delega al Governo in materia di semplificazione, aggiornamento e riassetto del codice dell’amministrazione digitale”. I due criteri di delega che indica riguardano tutti e due chi gestisce documenti.
Il primo chiede di aggiornare la disciplina dei mezzi di identificazione elettronica e dei servizi fiduciari in coerenza con il quadro europeo. Il secondo chiede di rafforzare l’interoperabilità dei sistemi informativi e delle basi di dati attraverso la Piattaforma Digitale Nazionale Dati. Massimi si sofferma sulla PDND e la descrive come il componente che traccia e standardizza lo scambio di dati fra amministrazioni. L’arrivo dell’intelligenza artificiale, osserva, ne ha accelerato i tempi.
Chi cercava una data per l’aggiornamento delle Linee guida AgID sui documenti informatici, dal talk non la ricava. Il gruppo di lavoro sta procedendo, dice Massimi, ma con un occhio alla riforma del CAD, perché le modifiche al Codice hanno un impatto sulle Linee guida. Le norme europee intanto vanno avanti per conto loro: sono regolamenti, si applicano direttamente senza recepimento, e nel frattempo le amministrazioni devono comprare sistemi e farli funzionare.
La novità che tocca direttamente la conservazione è l’ingresso dell’archiviazione elettronica fra i servizi fiduciari europei, con la distinzione fra servizio qualificato e non qualificato. Per il qualificato opera la presunzione di integrità e di correttezza dell’origine per tutta la durata del periodo di archiviazione. Massimi insiste su un distinguo che gli archivisti conoscono bene. Il regolamento europeo disciplina il servizio di archiviazione. Il processo, in Italia, è regolato da vent’anni, e l’aggiornamento delle Linee guida punta a tenere quelle regole, non a rifarle da capo. Che cosa cambia nei contratti lo spieghiamo in conservazione a norma e archiviazione elettronica qualificata, mentre l’impatto su firme e identità sta nel pillar su eIDAS 2 per le PA complesse.
Vuoi andare alle carte? I riferimenti sono due. Il regolamento di esecuzione (UE) 2025/2532 del 16 dicembre 2025 fissa norme e specifiche per i servizi di archiviazione elettronica qualificati. La specifica tecnica CEN/TS 18170:2025, che il regolamento richiama, ne definisce i requisiti funzionali.
Valutare una piattaforma nel 2026: l’analisi comparativa non basta più
Il secondo blocco dell’intervento riguarda l’acquisto. La cornice normativa non cambia: analisi comparativa delle soluzioni all’articolo 68 del CAD, riuso all’articolo 69. È cambiato quello che entra nella valutazione.
Massimi porta due criteri nuovi. La resilienza, che nel vocabolario è entrata con la pandemia, e la sicurezza della catena di fornitura. Una soluzione non si giudica più come un blocco chiuso: conta come si integra e quanto in fretta l’amministrazione riesce a farla evolvere. Dietro un applicativo ci sono servizi cloud, componenti software, librerie open source e subfornitori, e ognuno di quegli elementi è una dipendenza.
Da qui il peso crescente della distinta base del software, il documento che elenca i componenti di un applicativo e dice quali sono critici. Secondo Massimi diventerà obbligatoria per i produttori dal 2027: l’obbligo nasce dal Cyber Resilience Act, regolamento (UE) 2024/2847, il cui articolo 71 fissa all’11 dicembre 2027 la data di applicazione. Esiste già una distinta base pensata per i modelli di intelligenza artificiale, che per ora non è obbligatoria.
Massimi riconosce che l’articolo 69, così com’è scritto, nell’applicazione ha mostrato i suoi limiti. La strategia nazionale open source, in preparazione insieme al Piano triennale 2027-2029, allarga il campo dal software pubblico alla gestione degli asset digitali. Per asset si intendono le API, i microservizi, i dati, i modelli e la documentazione tecnica. Compare anche l’open source program office: la struttura interna con cui un’amministrazione governa un proprio progetto software e lo rende disponibile ad altri enti. Serve un ente abbastanza attrezzato da reggerla.
Poi c’è il procurement, e ti conviene sapere dove sta andando prima di scrivere un capitolato. La proposta di regolamento COM(2026) 590 del 9 settembre 2026, il Public Procurement Act, spinge a scegliere in base alla qualità della soluzione più che al prezzo. Fra gli elementi di qualità pesa anche dove è collocata la catena di fornitura, e l’Europa conta. Se devi tradurre tutto questo in requisiti, la parte operativa è nel capitolato tecnico per gestione documentale e conservazione e nella scorecard per valutare un fornitore.
Il criterio su cui Massimi torna più volte è la portabilità: quanto controllo e quanta autonomia restano all’ente sui propri dati. Scrivi la portabilità nel contratto prima di firmare, perché dopo si negozia da una posizione peggiore.
Monza: due soluzioni a riuso e una di mercato, tenute insieme da un contratto solo
Fabio Conzi porta un caso concreto e parte dal problema che tutti riconoscono, cioè i documenti sparsi fra caselle di posta e cartelle condivise, dove l’informazione si perde e ricompare in versioni diverse. La risposta del Comune di Monza è un repository unico su cui poggiano protocollo e atti amministrativi, con fascicolazione, workflow configurabili, ricerca e versamento in conservazione.
Il pezzo che conta è chi tiene insieme i pezzi. Atti amministrativi e repository documentale sono soluzioni a riuso, mantenute da una comunità e prese a catalogo. Il protocollo invece è una soluzione di mercato. Tenere insieme i due mondi significa garantire che restino allineati nel tempo, e il Comune ha risolto affidando l’insieme a un contraente generale, cioè il fornitore di mercato che ha in carico anche lo sviluppo del protocollo. Sopra ci sono i verticali, demografici, tributi, edilizia, ognuno di un fornitore diverso, collegati da API che qualcuno deve mantenere.
Conzi lo riassume così: “la difficoltà è mantenere sempre questo allineamento tecnologico”. Tradotto: governare la catena di fornitura fra sistemi di fornitori diversi, sul piano applicativo e su quello della sicurezza. Cita la NIS 2. È lo stesso punto sollevato da Massimi, visto da dentro un ente. Se il tuo ente è nella stessa condizione, il metodo è in integrare protocollo, fascicolo ed ERP senza duplicare.
Lo stesso principio, protocollo, fascicoli, repertori e atti dentro un sistema solo, è quello su cui abbiamo costruito DocSuite Next, che a quei quattro moduli aggiunge workflow e firma digitale.
Trento: vent’anni di sistema federato, e gli strumenti archivistici che lo reggono
Carlo Bortoli racconta una storia che comincia più di vent’anni fa. La Provincia autonoma di Trento ha scelto di affrontare la gestione documentale degli enti del territorio in modo federato, con un’infrastruttura unica e una governance centralizzata. La federazione conta oltre 330 soggetti: comuni, comunità di valle, scuole, enti strumentali, tutti sulla stessa piattaforma.
Il modello sta in piedi, nel racconto di Bortoli, perché l’infrastruttura è condivisa mentre i repository documentali restano separati. Ogni ente risponde del proprio patrimonio. Sopra c’è uno strato di funzioni uguali per tutti, e a renderle uguali hanno contribuito le Linee guida AgID. Accanto ci sono funzioni sviluppate su richiesta di singole realtà, per esempio i workflow dell’azienda sanitaria.
Le integrazioni seguono tre criteri:
- i documenti che arrivano da altri sistemi ricevono classificazione e fascicolazione secondo le logiche del sistema documentale, non quelle del sistema di origine;
- l’originale digitale sta nel repository del sistema documentale;
- negli applicativi integrati il documento resta disponibile in sola lettura.
È una sintesi del racconto, non una regola pubblicata dalla Provincia.
Tocca poi ad Annamaria Lazzeri, che porta la parte archivistica. Accanto all’informatizzazione la Provincia ha portato avanti la redazione degli strumenti archivistici, partendo dal titolario di classificazione. Ogni nodo del titolario ha la sua descrizione, e accanto c’è un elenco di voci d’indice. Sono i due appigli con cui un operatore capisce dove mettere un documento. Il titolario, inoltre, è nel sistema fin dall’inizio: per questo la classificazione è obbligatoria già al momento della registrazione. Stai scrivendo il tuo titolario? Il percorso è in mappa dei procedimenti e piano di classificazione.
Il piano unico di conservazione è arrivato molto dopo, nel 2021, sostituendo i massimari delle singole strutture. Poi, sempre nel racconto di Lazzeri, il piano è stato collegato al registro dei trattamenti e all’elenco dei procedimenti. Nel 2024 l’ufficio lo ha aggiornato secondo le nuove Linee guida AgID, aggiungendo le tipologie di aggregazione e i metadati dell’allegato 5, e lo rivede circa due volte all’anno.
Al momento del talk era in collaudo l’ultimo passaggio: portare il piano dentro il sistema. Quando sarà in produzione, chi apre un fascicolo sceglierà una tipologia collegata al codice di classificazione, e da lì il tempo di conservazione arriverà in automatico. Senza quel metadato sul fascicolo l’ente non può scartare niente, come spieghiamo in massimario di scarto e retention documentale.
Domande frequenti
Chi sono i relatori del webinar?
Fabio Massimi (AgID), Fabio Conzi (Dirigente Settore Agenda Digitale, Comune di Monza), Carlo Bortoli e Annamaria Lazzeri (Ufficio beni archivistici, librari e archivio provinciale, Provincia autonoma di Trento) e Francesco Giachi (CEO Dgroove), con la moderazione di Carla Scaramella (FPA).
Il CAD è già cambiato?
No. La legge 167/2025 contiene una delega al Governo, che ha dodici mesi dall’entrata in vigore per adottare uno o più decreti legislativi. Nel talk si parla della direzione che prenderà la riforma.
L’archiviazione elettronica qualificata sostituisce la conservazione a norma italiana?
Nel talk viene detto che il regolamento europeo disciplina il servizio di archiviazione e non il processo, che in Italia è invece regolato. L’obiettivo dell’aggiornamento delle Linee guida è allineare i due quadri conservando quello nazionale. Le differenze contrattuali fra i due regimi le spieghiamo in conservazione a norma e archiviazione elettronica qualificata.
Che cos’è la distinta base del software e perché riguarda un ente?
È l’elenco dei componenti che costituiscono un applicativo, incluse le librerie di terze parti. Serve a sapere da che cosa dipende il proprio sistema e a intervenire quando uno di quei componenti diventa critico. Il Cyber Resilience Act, regolamento (UE) 2024/2847, si applica dall’11 dicembre 2027.
Conviene di più una soluzione a riuso o una di mercato?
Dipende dalla licenza meno di quanto sembri. A Monza l’ente usa entrambe, e il problema vero è chi garantisce che restino allineate nel tempo. Il Comune ha risposto affidando l’insieme a un unico contraente. Guarda prima chi mantiene cosa e per quanto tempo, poi la licenza.
Quando si tiene il prossimo appuntamento?
Il 17 novembre 2026, ultimo del ciclo 2026.
Dove posso rivedere il webinar?
La registrazione integrale è disponibile gratuitamente on demand nel box in alto in questa pagina, sul canale YouTube di FPA.
Il prossimo appuntamento
Il quarto e ultimo talk del ciclo si tiene il 17 novembre 2026 ed è dedicato al change management. In chiusura Scaramella lo descrive come lo spazio per le misure con cui un ente accompagna le persone quando introduce un sistema di gestione documentale. Dopo tre appuntamenti su norme, organizzazione e tecnologia, tocca alla parte che decide se il resto funziona.
Prima di mettere questi criteri in un atto di gara, guarda gli errori ricorrenti nelle gare ICT documentali.
Dai criteri alla scelta
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