Audit rapido della gestione documentale: come capire in dieci giorni se il sistema dell’ente regge un controllo

Cosa può dire un audit rapido, e cosa no

Dieci giorni bastano per rispondere a una domanda sola: il sistema documentale dell’ente si comporta come dicono i documenti che lo descrivono?

È una domanda ristretta e vale la pena tenerla ristretta. Un audit archivistico completo guarda le serie, ricostruisce il pregresso, valuta la qualità della descrizione. Richiede mesi, e quasi sempre competenze che l’ente non ha in casa. Qui si guarda altro. Si prende quello che l’ente ha dichiarato di fare, si va a vedere se lo fa, e si annota dove le due cose divergono.

Il termine di paragone sono i requisiti che un sistema di gestione documentale a norma per la PA deve soddisfare. Quella pagina li descrive uno per uno; qui si verifica se l’ente li rispetta nei fatti.

Quello che resta fuori va scritto nella prima pagina del documento finale. Un audit rapido non dice se l’archivio storico è in ordine, non certifica la conformità dell’ente, e lascia intatta la verifica che spetta al responsabile della conservazione sui pacchetti versati.

Dichiararlo in apertura protegge il lavoro: la discussione si sposta su cosa avete verificato, e su quello avete le prove.

Le quattro dimensioni

La verifica tocca quattro piani, e conviene tenerli separati perché rispondono a persone diverse.

Conformità normativa. Esistono gli atti che devono esistere, e dicono quello che devono dire. La domanda va al responsabile della gestione documentale.

Organizzazione. L’articolo 61 del DPR 445/2000 chiede a ciascuna amministrazione di istituire un servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. L’audit guarda se quel servizio esiste nei fatti: ruoli assegnati a persone in servizio, competenze coerenti, un nome per chi decide nei casi dubbi. Qui l’interlocutore è la direzione, insieme a chi presidia processi e organizzazione.

Tecnologia. Il sistema fa applicare le regole al momento della registrazione, senza affidarle alla buona volontà di chi opera. Se ne discute con l’RTD e con i sistemi informativi.

Archivio. I fascicoli si ricostruiscono, i versamenti avvengono, i tempi di conservazione sono agganciati alle voci di classificazione. Su questo piano parlano l’archivista e il responsabile della conservazione.

Tenere i quattro piani separati serve soprattutto quando si scrivono i rilievi. Capita di far finire nel capitolo tecnologico un difetto che è organizzativo, e allora il rilievo esce come richiesta di una nuova funzione al fornitore mentre il problema era che nessuno controllava.

Giorni 1 e 2: i documenti che devono esistere

Il primo giorno si chiedono tre cose, e si guarda la data di ciascuna.

Il manuale di gestione documentale. Le Linee guida AgID sul documento informatico impongono a ogni amministrazione di redigerlo, adottarlo con provvedimento formale e pubblicarlo sul sito istituzionale, nella sezione di Amministrazione trasparente prevista dall’articolo 9 del D.Lgs. 33/2013. La struttura ufficiale prevede nove aree tematiche. Il manuale va letto, non solo cercato: il caso che troviamo più spesso è quello adottato anni fa, che descrive un sistema sostituito da tempo.

Il piano di conservazione, che è allegato al manuale. L’articolo 68 del DPR 445/2000 lo lega al sistema di classificazione: a ogni voce del titolario corrispondono un tempo e una destinazione finale.

Gli atti di nomina. Il responsabile della gestione documentale e quello della conservazione sono ruoli formali. Per la conservazione nella PA il ruolo è previsto dall’organigramma ed è affidato a un dirigente o funzionario interno formalmente designato, con competenze giuridiche, informatiche e archivistiche insieme.

Il secondo giorno si legge il manuale per intero, con una matita. Quello che interessa sono le frasi che descrivono comportamenti verificabili: chi protocolla, in quale momento, con quale classificazione, cosa succede ai documenti che arrivano dai sistemi verticali. Le parti che ricopiano la norma senza dire cosa fa l’ente si saltano.

Se il manuale manca, o è fermo a una versione che descrive un sistema dismesso, l’audit ha già il suo rilievo principale e i giorni successivi servono a misurarne le conseguenze. Su cosa deve contenere, il dettaglio sta in cosa contiene il manuale di gestione documentale.

Giorni 3 e 4: il manuale contro il sistema reale

Si prendono dal manuale dieci affermazioni che descrivono un comportamento, si va al sistema e si verifica che quel comportamento avvenga. Dieci bastano, se sono scelte bene.

Esempi di affermazioni che si verificano in mezz’ora ciascuna:

• la classificazione è obbligatoria al momento della registrazione
• i documenti in arrivo dalla PEC entrano nel protocollo senza passaggi manuali
• il registro giornaliero di protocollo viene generato e versato
• le assegnazioni sono tracciate e non avvengono per posta elettronica
• gli allegati seguono il documento principale nel fascicolo

Per ognuna, una prova concreta: si apre il sistema e si guarda un caso reale della settimana precedente. Le affermazioni che il sistema non conferma diventano rilievi.

La dimensione tecnologica ha qui il suo passaggio. L’articolo 44 del CAD, rubricato “Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici”, fissa i requisiti a cui il sistema di gestione informatica dei documenti deve rispondere. Sulla classificazione contestuale alla registrazione il riferimento operativo è il manuale dell’ente: se il manuale la dà per obbligatoria e il sistema consente di saltarla, la divergenza è un rilievo, e riguarda la configurazione prima del comportamento di chi registra.

Giorni 5 e 6: si prende un fascicolo e lo si ricostruisce

Si sceglie un procedimento concluso da almeno sei mesi, possibilmente uno che ha avuto corrispondenza con l’esterno e almeno un allegato cartaceo. Si cerca il fascicolo nel sistema e si prova a ricostruirlo dall’inizio alla fine, come se lo si dovesse produrre a un giudice o a chi ha chiesto l’accesso agli atti.

Le domande sono cinque, e si risponde guardando lo schermo:

1. Il fascicolo esiste come oggetto unico, o è un insieme di documenti protocollati? 2. Ci sono tutti i documenti, compresi quelli nati fuori dal protocollo? 3. Si vede chi ha fatto cosa e quando? 4. Per i documenti su carta risulta dove si trova l’originale? 5. Quanto tempo ci è voluto?

L’articolo 41 del CAD, “Procedimento e fascicolo informatico”, prevede che le amministrazioni gestiscano i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e che il fascicolo informatico raccolga gli atti del procedimento. La prova dei giorni 5 e 6 verifica se quella previsione ha un corrispettivo nel sistema in uso.

Il quinto punto è quello che convince la direzione. Un fascicolo che si ricostruisce in tre minuti e uno che richiede due giorni di telefonate descrivono due enti diversi, e la differenza si misura senza discutere di norme. È anche il punto in cui si vede cosa deve saper fare una piattaforma documentale: tenere insieme protocollo, fascicolo e repertorio, così che la ricostruzione resti un’operazione di pochi passaggi. Su questo si può guardare come lavora Docsuite Next, che ha Protocollo, Fascicoli e Repertori come moduli dello stesso impianto.

Sul fascicolo che regge una contestazione, il ragionamento completo sta in fascicolo informatico difendibile.

Giorni 7 e 8: i punti di rottura ricorrenti

Nei giorni 7 e 8 si guardano tre posti: il protocollo, il versamento in conservazione, i documenti che stanno fuori dal processo.

Il protocollo. Si guardano le registrazioni di una settimana qualsiasi e si cerca la segnatura, l’oggetto compilato in modo utile, la classificazione, il fascicolo. Gli oggetti del tipo “trasmissione documenti” sono un indicatore: da quella registrazione, sei mesi dopo, nessuno risale a cosa è stato trasmesso.

Il versamento in conservazione. L’articolo 43 del CAD, “Conservazione ed esibizione dei documenti”, stabilisce che gli obblighi di conservazione ed esibizione si intendono soddisfatti quando documento e conservazione rispettano le Linee guida AgID. La verifica pratica è un’altra: quali serie vengono versate davvero, con quale periodicità, e chi legge i rapporti di versamento. Se i rapporti di versamento non li apre nessuno, gli errori restano lì e l’ente si accorge del buco il giorno in cui gli serve il documento.

I repository fuori processo. Cartelle di rete, spazi cloud dipartimentali, caselle di posta usate come archivio. Per quanto ci risulta, chiedere dove stanno i documenti che non passano dal protocollo produce sempre una risposta, e quasi sempre una risposta lunga. Il conto interessa anche il DPO: sono documenti trattati fuori dal sistema in cui i tempi di conservazione sono impostati, e l’elenco dei responsabili esterni quasi mai li contempla. Per gli enti con più sedi questo è il punto in cui il responsabile dell’interoperabilità ha materiale da portare. I documenti che arrivano dai verticali, dalla cartella clinica alle carriere studenti, entrano nel documentale portando la classificazione oppure no. Quando non la portano, il piano di classificazione resta applicato a metà.

Il versante sicurezza di questi tre punti, accessi e log compresi, sta in audit di sicurezza documentale. Qui basta registrare il rilievo e rimandare.

Giorni 9 e 10: scrivere un giudizio che regge

Un rilievo e un’opinione si distinguono per una cosa sola: il rilievo dice dove si guarda per verificarlo.

La forma che consigliamo ha quattro campi. Il fatto, descritto senza aggettivi. La prova, cioè dove l’abbiamo visto, con data e riferimento al caso concreto. La regola che quel fatto disattende, che sia una norma, il manuale dell’ente o una procedura interna. L’effetto, cioè cosa succede se resta così.

Un esempio di rilievo scritto male: “la classificazione è poco curata”. Nessuno può contestarlo e nessuno può risolverlo.

Lo stesso rilievo scritto bene: “su 40 registrazioni del 3 marzo, 17 riportano la classe 1.1 generica invece della classe del procedimento. Il manuale di gestione, paragrafo 4.2, prevede la classificazione al livello di classe. Effetto: i fascicoli di quei procedimenti non sono recuperabili per funzione.”

Il rilievo scritto così si può assegnare a qualcuno e rimisurare dopo sei mesi.

Quando la prova non c’è, scrivete che non è stata verificata. Chi legge il documento sei mesi dopo deve poter distinguere quello che avete controllato da quello su cui siete passati sopra, e quell’elenco è la prima cosa che vi chiederanno.

Cosa questo audit non copre, e dove si approfondisce

Il perimetro dei dieci giorni tocca quattro temi che hanno bisogno di una verifica dedicata.

La sicurezza documentale, cioè accessi, log, segregazione, backup e ripristino, ha una sua checklist e un suo piano di remediation in audit di sicurezza documentale.

La prontezza all’introduzione dell’AI sui flussi documentali si valuta con un questionario proprio, ed è il lavoro dell’AI readiness assessment.

Il fornitore e il contratto si valutano con criteri diversi da quelli di un audit interno: la scorecard per valutare un fornitore sta in una pagina a parte. Al responsabile acquisti l’audit serve prima della scadenza contrattuale: i rilievi che restano aperti diventano requisiti del rinnovo, e la finestra utile per scriverli si chiude molto prima della gara.

I requisiti di gara, quando l’audit porta a un rinnovo, stanno nel capitolato tecnico.

Tenerli fuori è una scelta di metodo. Chi prova a coprire tutto in dieci giorni consegna dieci verifiche superficiali, e alla prima domanda precisa della direzione non ha la prova sotto mano.

Chi partecipa, e chi non deve

Il vincolo più importante riguarda chi conduce.

Non può condurre l’audit chi ha configurato il sistema o scritto il manuale. Non per sospetto: chi ha costruito una cosa tende a leggere quello che intendeva costruire, ed è la ragione per cui questo vincolo viene prima di tutti gli altri. Serve una persona che conosca la materia e non abbia firmato le scelte.

Negli enti articolati in più aree la soluzione che proponiamo è lo scambio fra strutture: chi presidia la gestione documentale in un’area verifica un’altra area. Dove non è possibile, lo dice il documento finale: un audit condotto da chi ha responsabilità sull’oggetto vale meno, e va dichiarato.

Chi serve al tavolo, e per quale pezzo:

Ruolo	Cosa porta
Responsabile della gestione documentale	Il manuale, il titolario, la storia delle scelte
Responsabile della conservazione	I rapporti di versamento e le serie che restano fuori
Archivista o referente archivistico	La lettura del pregresso e delle corrispondenze
Responsabile del servizio protocollo	Il perché di come sono state registrate le pratiche della settimana
RTD	La configurazione reale e le integrazioni attive
Responsabile dell’interoperabilità	I tracciati dai verticali e cosa portano con sé
Responsabile IT	Log, accessi, backup, e chi ha i privilegi
DPO	Le serie con dati particolari, i tempi di cancellazione, i responsabili esterni
Responsabile acquisti	I contratti in essere, le scadenze, cosa è collaudabile
Dirigente di riferimento	La decisione su cosa si sistema e con quali risorse
Responsabile di processo e organizzazione	Le procedure formalizzate e cosa è cambiato senza aggiornarle

L’ultima riga della tabella è quella da non saltare: se al tavolo non siede nessuno che possa assegnare risorse e tempi, i rilievi restano dentro il documento.

Dal rilievo al piano

Il documento finale si chiude con una tabella che ha quattro colonne: rilievo, azione, chi risponde, entro quando.

Consigliamo non più di cinque azioni nella prima finestra. La ragione è pratica: un piano con trenta voci non si riesce a seguire già al primo aggiornamento. È una prassi nostra, non un criterio normativo.

Le azioni si ordinano per una cosa sola, cioè quanto costa non farle. Un fascicolo che non si ricostruisce ha un costo che si materializza al primo accesso agli atti o al primo contenzioso. Una classificazione imprecisa ha un costo che si materializza fra anni. Entrambi vanno corretti, in quest’ordine.

Sulla misurazione di quello che succede dopo, gli indicatori da tenere e il cruscotto per guardarli stanno in KPI e cruscotto della gestione documentale.

Sulla periodicità: nessuna norma che abbiamo verificato impone una cadenza per questo tipo di verifica. Quello che proponiamo è una ripetizione annuale della sola prova sul fascicolo, che costa due giorni e dice subito se le correzioni hanno tenuto.

Le non conformità che tornano sempre

Cinque rilievi che mettiamo in fila per esperienza nostra, non su base statistica: il manuale disallineato dal sistema; la classificazione generica usata come scorciatoia; i repository paralleli; i versamenti che si fermano senza che nessuno se ne accorga; le nomine mai aggiornate dopo una riorganizzazione.

Ognuna ha una correzione tipica e un modo di riconoscerla in fretta.

Domande frequenti

Che cos’è un audit della gestione documentale? Una verifica che confronta quello che l’ente ha dichiarato di fare, nel manuale di gestione e nel piano di conservazione, con quello che il sistema e le persone fanno davvero. Copre conformità, organizzazione, tecnologia e archivio.

Un audit rapido può sostituire una verifica completa? No, e il documento finale deve dirlo. Dieci giorni accertano l’allineamento fra documenti e comportamenti. La valutazione archivistica del pregresso, la qualità della descrizione e la verifica puntuale dei pacchetti versati richiedono un lavoro diverso.

Chi deve fare l’audit dentro l’ente? Qualcuno che conosca la materia e non abbia firmato le scelte che verifica. Il responsabile della gestione documentale partecipa e fornisce materiale, senza condurre la verifica sul proprio sistema. Negli enti con più aree, lo scambio fra strutture funziona.

Ogni quanto va rifatto? Nessuna norma che abbiamo verificato fissa una cadenza. La prassi che proponiamo è ripetere ogni anno la sola prova di ricostruzione di un fascicolo, e rifare l’intero percorso quando cambiano il sistema, l’assetto organizzativo o il manuale.

Da dove continuare

Questo pezzo fa parte dell’Osservatorio Documenta Futura. Se leggendo è venuto il sospetto che il manuale dell’ente descriva un sistema che non è più quello in uso, è il rilievo da cui partire. Se invece il punto è come il sistema fa applicare le regole al momento della registrazione, Docsuite Next è il posto da cui guardare.

Fonti

• CAD, art. 41 “Procedimento e fascicolo informatico” normattiva.it
• CAD, art. 43 “Conservazione ed esibizione dei documenti” normattiva.it
• CAD, art. 44 “Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici” normattiva.it
• DPR 445/2000, art. 61 “Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi” normattiva.it
• DPR 445/2000, art. 68 “Disposizioni per la conservazione degli archivi”
• D.Lgs. 33/2013, art. 9, per la pubblicazione del manuale in Amministrazione trasparente
• AgID, Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici